Roundcube Webmail [Guía de uso]

Tener una cuenta de correo corporativo, es decir, con tu dominio es clave para mostrar una imagen profesional y que tus clientes confíen en ti y en tu negocio. Además, con plataformas como Roundcube Webmail es muy fácil gestionarlo.

Si nunca has utilizado un gestor de correo así o es la primera vez que vas a trabajar con un correo de empresa, esta guía sobre Roundcube Webmail te vendrá de perlas.

No solo te explicaré qué es Roundcube, sino que también veremos una a una todas las funcionalidades que ofrece este cliente de email y cómo realizar los ajustes más comunes de tu cuenta.

¿Vamos a ello?

Qué es Roundcube Webmail

Roundcube Webmail es un gestor de correo online al que accedes a través del navegador web, por lo que no necesitas tener ninguna aplicación de correo instalada en tu equipo y podrás acceder a tu correo corporativo en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo. Lo único que necesitas es tener una cuenta de correo válida y conexión a Internet.

Roundcube está disponible en más de 70 idiomas e incluye opciones de búsqueda avanzada, corrector ortográfico, edición de mensajes en modo enriquecido y la gestión de contactos y calendario.

¿Por qué utilizar Rouncube Webmail?

Utilizar Roundcube Webmail ofrece varias ventajas que lo convierten en una opción atractiva para la gestión de correos electrónicos. Aquí te muestro algunas razones por las que deberías pensártelo:

• Interfaz intuitiva: Cuenta con una interfaz de usuario amigable y moderna, que facilita la navegación y gestión de correos electrónicos. Su diseño es similar al de aplicaciones de correo populares, lo que permite a los usuarios adaptarse rápidamente.
• Acceso desde cualquier lugar: Al ser un servicio basado en web, Roundcube permite a los usuarios acceder a sus correos electrónicos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto significa que puedes gestionar tu email electrónico desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o enla calle.
• Funcionalidades completas: Ofrece un sinfín de características, incluyendo la capacidad de gestionar múltiples cuentas de correo, funciones de búsqueda avanzadas, filtros de spam, y opciones de organización de correos como carpetas y etiquetas.
• Soporte para múltiples idiomas: Está disponible en varios idiomas, lo que lo hace accesible para una audiencia global.
• Personalización: Permite a los usuarios personalizar la apariencia de su interfaz mediante la selección de diferentes temas y la opción de agregar complementos para funcionalidades adicionales. Esto significa que puedes adaptar la plataforma a tus preferencias.
• Sin instalación necesaria: A diferencia de los clientes de correo que requieren instalación y configuración, Roundcube se puede utilizar directamente desde el navegador, lo que elimina la necesidad de complicadas configuraciones.
• Integración con IMAP: Se basa en el protocolo IMAP, lo que permite a los usuarios sincronizar correos electrónicos y carpetas entre dispositivos y servidores. Esto asegura que los cambios realizados en un dispositivo se reflejen en todos los demás.
• Funciones de seguridad: Ofrece características de seguridad, como cifrado SSL/TLS, que protegen la información de los usuarios y garantizan una experiencia de correo electrónico segura.
• Código abierto: Al ser un software de código abierto, permite a los desarrolladores personalizar y mejorar la aplicación según las necesidades específicas de sus usuarios o empresas.
• Integración de contactos y calendarios: También puede integrarse con aplicaciones de gestión de contactos y calendarios, lo que mejora la productividad al permitir a los usuarios gestionar sus emails, contactos y eventos en un solo lugar.

Por lo tanto, Roundcube Webmail es una excelente opción para quienes buscan una solución de correo electrónico accesible, fácil de usar y con una variedad de funciones. Su enfoque en la personalización y la seguridad, junto con su interfaz intuitiva, lo convierten en una elección popular entre todo tipo de usuarios.

Ahora que ya conoces las ventajas de utilizar Roundcube Webmail, la decisión está en tus manos 😉

Cómo entrar a Roundcube

Para iniciar sesión en Roundcube, primero tienes que acceder a webmail y, posteriormente seleccionar la aplicación con la que quieres gestionar el correo. En este caso lo haremos con Roundcube,

¿Te recuerdo los pasos? En primer lugar añade en el navegador la siguiente dirección web.

• www.tudominio.com/webmail

Se abrirá una ventana como esta, en la que tienes que añadir tu cuenta de correo y la contraseña de acceso.

También puedes acceder a Roundcube desde cPanel, sin necesidad de conocer la contraseña de la cuenta de correo, desde el apartado «Cuentas de correo electrónico». Busca la cuenta de correo a la que quieras acceder y pulsa en «Check Email».

Una vez que hayas accedido a webmail, selecciona la aplicación o el gestor de correo con el que vas a trabajar: Roundcube Webmail.

No puedo entrar a mi correo Roundcube, ¿qué hago?

Si has seguido los pasos que te acabamos de mostrar, pero no eres capaz de entrar a tu correo en Roundcube es posible que estés escribiendo mal la dirección de correo electrónico o que la contraseña no sea correcta o la hayas olvidado.

Por nuestra experiencia te puedo decir que un 95% de las veces la culpa es de la contraseña. A veces creas la cuenta corporativa y creas la contraseña con alguna herramienta y… ¡Oops! ¿Dónde guardé esa contraseña?

Lo más fácil es cambiar o recuperar la contraseña de Roundcube a través de cPanel. De hecho, te recomiendo que hagas esto al segundo intento. Ten en cuenta que, si realizas sucesivos intentos para entrar en webmail con una contraseña incorrecta es posible que se te bloquee la IP de tu red y tengas que estar parado mientras solicitas el desbloqueo.

Cómo recuperar la contraseña de Roundcube

Realmente la contraseña que tienes que cambiar o recuperar es la de tu cuenta de correo electrónico. Para ello, accede a tu cuenta de cPanel y sigue estos pasos:

1º. En la sección «Correo electrónico» pulsa sobre «Cuentas de correo electrónico».

2º. Localiza la cuenta de correo con la que no eres capaz de acceder a webmail ni a Roundcube y pulsa en «Administrar».

3º. Establece una nueva contraseña segura y pulsa en «Update Settings» para guardar los cambios.

Vista general de Roundcube Webmail

Una vez que hayas accedido a Roundcube, verás una interfaz como esta:

Desde aquí tendrás acceso a las principales funcionalidades de Roundcube Webmail:

• Redactar y enviar correos electrónicos.
• Gestionar tus buzones de correo (recibidos, enviados, borradores, spam, papelera o correos archivados).
• Gestionar contactos.
• Gestionar el calendario.
• Configuración o ajustes generales de Roundcube.
• Acceder a la página principal de webmail.

Ahora veamos cada una de estas funcionalidades con más detalle.

Enviar un correo electrónico con Roundcube

Para crear un nuevo correo pulsa en el botón «Redactar», en el menú de la izquierda.

Ahora debes completar el formulario de envío, estableciendo la dirección de correo destino, el asunto y el cuerpo del mensaje.

Puedes adjuntar archivos, además de configurar otras opciones como la notificación de entrega o la prioridad, en la parte derecha.

Una vez tengas el correo redactado simplemente pulsa en «Enviar».

Gestionar correos en Roundcube

Roundcube Webmail, como cualquier otro gestor de correo, permite visualizar los correos de tu cuenta a través de buzones. Cada correo nuevo, por defecto, se entregará en la bandeja de entrada. Puedes acceder a ella accediendo a «Mail» – «Entrada». Es la pantalla que muestra por defecto al entrar en Roundcube.

En cualquiera de los buzones, los correos sin leer se muestran en negrita. En cada uno de los buzones se almacena la siguiente información.

• Entrada: La bandeja principal de la cuenta de correo y donde se reciben por defecto todos los emails.
• Borradores: En esta bandeja se guardan los correos que quedan como borrador, es decir, correos que empezaste a redactar, pero que todavía no han sido enviados.
• Enviados: Los correos enviados desde tu cuenta de correo.
• SPAM: La bandeja de correo no deseado.
• Papelera: Almacenamiento de los correos eliminados y que todavía puedes recuperar.
• Archivo: Bandeja donde se almacenan los emails archivados.

En la parte superior tendrás las herramientas para gestionar tus mensajes. Para la gestión de la lista de cada directorio tienes las siguientes:

• Seleccionar: Diferentes opciones para la selección de correos y acciones de forma masiva.
• Hilos: Muestra los correos enlazados según el hilo de conversación.
• Opciones: Lista de opciones para configurar la ordenación de los emails.
• Actualizar: Refresca la lista de correos.

Y para la gestión individual de cada correo:

• Responder: Redacta un correo como respuesta a un email recibido.
• Reenviar: Reenvía un email.
• Eliminar: Envía el correo a la papelera.
• Archivo: Archiva el email.
• Marcar: Podrás establecer o eliminar la marca de leído o resaltado.
• Más: Otras opciones como imprimir correos, importar o exportar, mover, copiar, etc.

Gestionar contactos en Roundcube

En el gestor de correo Roundcube puedes dar de alta nuevos contactos y administrar grupos.

Los contactos de Roundcube permiten anotar los campos básicos de nombre de usuario, apellido y correo electrónico y, además, información avanzada como dirección, teléfono, ciudad, etc.

Añadir un contacto nuevo

Para crear un nuevo contacto en Roundcube debes acceder al apartado «Contactos» del menú izquierdo y pulsar en el botón «Crear», en la barra superior derecha.

Después, cubre los campos del nuevo contacto y pulsa en «Guardar».

Crear un nuevo grupo de contactos

La creación de un grupo de contactos en Roundcube es muy sencilla. Dentro de la sección «Contactos» pulsa en el icono de tres puntos a la derecha del texto «Grupos» y pulsa en «Añadir grupo».

Deberás establecer el nombre del nuevo grupo que quieres crear y pulsar en «Guardar».

Barra de herramientas de la sección de contactos

Además de crear contactos o grupos para ordenarlos, también tienes disponibles las siguientes opciones en la barra de herramientas.

• Crear: Permite crear un nuevo contacto (lo que acabamos de ver más arriba).
• Imprimir: Permite imprimir la información del contacto.
• Eliminar: Borra un contacto de la lista.
• Buscar: Abre un formulario de búsqueda avanzada de contactos. Podrás buscar cualquiera de los campos que están dentro de cada contacto.
• Importar: Importa un fichero vCard o CSV con los contactos que selecciones.
• Exportar: Exporta los contactos a un fichero VCF.
• Más: Otras opciones como, por ejemplo, un generador de QR con la información del contacto.

Gestión del calendario en Roundcube

Roundcube incorpora un completo calendario que te permite gestionar tu agenda personal. Para acceder al calendario solamente debes pulsar en la opción «Calendario», en el menú de la izquierda.

Para crear un evento, pulsa sobre la fecha y franja horaria en la que quieres crear el evento o en el icono «Crear» de la barra de herramientas superior.

Ahora debes indicar las fechas del evento, el resumen y otros parámetros adicionales como la descripción del mismo.

Puedes configurar eventos recurrentes en la pestaña «Recurrencia», añadir participantes al evento y enviarles una invitación en la sección «Participantes» o adjuntar un fichero en «Adjuntos».

Configuración de Roundcube

Aunque sea la última sección de este gestor, muchas veces es necesario empezar por aquí para realizar algunos ajustes de tu cuenta como, por ejemplo, añadir automáticamente una firma de email o el tipo de letra de nuestros emails.

Veamos todos los ajustes de Roundcube.

Preferencias

En esta sección podrás establecer algunos ajustes básicos que te permitirán trabajar cómodamente en esta plataforma:

• Interfaz de usuario: Desde aquí puedes elegir el idioma, la zona horaria, el formato de fecha o la apariencia de la interfaz.
• Vista de buzón: Establece cómo quieres que se vea el buzón de entrada (marcar mensajes como leídos, número de correos por página…).
• Vista de mensajes: puedes seleccionar que los correos se abran en una nueva página, mostrar el contenido en HTML de los correos que recibes, permitir recursos remotos o imágenes adjuntas.

• Composición de mensajes: Selecciona la opción de redactar correos en HTML, selecciona el tipo de letra que quieres utilizar por defecto en tus emails, añadir la firma automáticamente…
• Contactos: Selecciona la libreta de direcciones predeterminada o cómo quieres que se muestren tus contactos.
• Carpetas especiales: Desde esta sección podrás establecer en qué buzones quieres guardar los mensajes recibidos, los enviados, los borradores… Si no tienes carpetas creadas (lo veremos en el siguiente apartado), lo mejor es dejar la configuración por defecto.
• Configuración del servidor: Aquí puedes establecer algunos ajustes que marcarán el comportamiento del servidor desde webmail a la hora de gestionar los emails. Por ejemplo, eliminar los correos directamente cuando llegan a SMAP, vaciar la papelera de email al cerrar la sesión…
• CardDAV: esta configuración te permitirá que el webmail de Roundcube pueda utilizar el protocolo CardDAV para almacenar los datos de contacto para que se sincronicen en tu organización y cualquier cambio en ellos estén a disposición de los miembros de tu equipo en el intervalo de tiempo que establezcas. Los datos que tienes que introducir son tu cuenta de correo, la contraseña y la URL del servidor, que la encontrarás en la sección «Calendario y contactos» de cPanel. Eso sí, para que esto funcione, debe configurarse en todos los gestores de correo que utilicen las demás personas de tu equipo.
• Calendario: Establece los ajustes generales de tu calendario (formato, horas laborables, categorías, eventos…), así como la posibilidad de habilitar el calendario de cumpleaños.

Carpetas

Desde esta sección podrás configurar qué buzones de mensajes quieres que se muestren en Roundcube Webmail, cuáles no o cambiarle el nombre a estas carpetas por uno personalizado.

Desde esta sección también podrás crear nuevas carpetas, pulsando sobre el icono del menú superior «Crear». Simplemente establece un nombre y pulsa en «Guardar».

Configurar una firma en Roundcube (Identidades)

Si lo que quieres es configurar una firma en Roundcube para que se inserte automáticamente en cada email que envías, puedes hacerlo de forma sencilla en la sección «Identidades».

Simplemente selecciona tu cuenta de correo y, en el menú superior, pulsa en «Crear».

Respuestas

Por último, en la sección «Respuestas» puedes crear diferentes respuestas predefinidas para gestionar tus correos de forma más rápida.

Simplemente escribe el texto que quieras y haz clic en «Guardar».

Después verás que a la hora de redactar un correo tienes una sección llamada «Respuestas» para seleccionar una de las plantillas que has creado.

Cómo crear un autorespondedor o respuestas automáticas en Roundcube

Son muchas las veces que nuestros clientes contactan con nosotros para saber cómo crear un autorespondedor en Roundcube.

Realmente, los autorespondedores o respuestas automáticas tienes que configurarlas a nivel de servidor, es decir, en el panel de control de tu hosting. Esto puedes hacerlo accediendo directamente a la home de webmail (tienes un acceso directo desde el menú de Roundcube) o bien a través de cPanel.

Si lo haces a través de la página principal de webmail, abre la opción «Autoresponders». En cPanel, dirígete al apartado «Correo electrónico» selecciona la opción «Auto contestadores».

A continuación pulsa en «Añadir autocontestador» y establece el contenido de la respuesta automática que quieres enviar cada vez que recibes un email y las fechas en las que enviarlo. Esto es muy útil si vas a estar fuera de la oficina y no puedes responder a los correos en un período breve de tiempo o si te vas de vacaciones.

Cómo crear una firma en Roundcube Webmail

¿Alguna vez has pensado en personalizar tus correos electrónicos con una firma para hacerlos mucho más profesional? ¡Hoy es tu día de suerte!

Siguiendo estos pasos, podrás crear y personalizar tu firma en Roundcube de manera fácil y rápida.

¡Vamos allá! 😊

Paso 1: Activa la firma

Dírigete a “Configuración”>“Preferencias” >“Composición de mensajes”. Allí verás la opción “Redactar mensajes en HTML”, la cual debes configurar en “Siempre”. Esto asegurará que, al escribir un correo, se muestre automáticamente tu firma y cualquier imagen asociada a ella.

Paso 2: Ve al apartado identidades

Accede a “Identidades” y selecciona la identidad que deseas modificar. Allí podrás ajustar el nombre que se mostrará, el correo de respuesta, la firma y otros detalles.

Para personalizar la firma, simplemente escribe el texto que desees en el cuadro de «Firma», tal como se muestra en la captura.

Paso 3: Añade una imagen

RoundCube permite adjuntar imágenes a la firma de manera sencilla, con un límite de 64 KB por imagen y sin requerir el uso de código HTML. Si tienes varias firmas, el total de las imágenes no puede superar a los 64 KB.

Para añadir un logo o imagen a tu firma, solo necesitas seleccionar la opción HTML que aparece como un icono de «Imagen» en el cuadro de texto.

A continuación, haz clic en el ícono de «Imagen», tal como se muestra en la captura.

Haz clic en el icono de la «Carpeta» para abrir el menú de selección de imágenes.

Luego, haz clic en el botón “Añadir imagen” para abrir el cuadro de diálogo e insertar las imágenes.

Después, selecciona la imagen haciendo clic en ella.

Al hacer clic en la imagen, esta se añadirá en la ventana “Insertar/editar imagen”, donde podrás modificar sus dimensiones. Una vez que hayas realizado los ajustes, haz clic en la opción “Guardar”.

Una vez que hayas elegido la imagen, se incorporará a la firma. Desde allí, puedes modificar su ubicación o tamaño de forma sencilla seleccionando la imagen y arrastrando una de las esquinas. Para finalziar, haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios realizados.

¡Ya lo tendrías! 🤗

¿Alguna duda con Roundcube Webmail?

Si has leído esta guía de uso de Roundcube Webmail, pero todavía te quedan dudas o no sabes cómo realizar algunas acciones, déjame un comentario aquí abajo e intento echarte una mano ☺️.

¡Por cierto! Si tienes tu hosting con nosotros o tu plan correo, no dudes en escribirnos a soporte o llamarnos por teléfono para echarte una mano con la configuración de tu cuenta, el gestor de correo… ¡O cualquier cosa que necesites!